ALGEMENE VOORWAARDEN THE EXECUTIVE NETWORK B.V.

Artikel 1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden hebben de onderstaande termen de volgende betekenis:
1. Opdrachtnemer: TEN: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid The Executive Network B.V. gevestigd te Wassenaar, Rijksstraatweg 426, KvK nr. 17265815, BTW nr. NL 8214.33.167.B.01
2. Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon welke TEN als Opdrachtnemer inschakelt voor executive search naar een kandidaat, en/of daaraan gelieerde (consultancy) activiteiten.
3. Opdracht: de Samenwerkingsovereenkomst van opdracht tussen TEN en de opdrachtgever, op grond waarvan TEN zich inspant om een of meerdere kandidaten te introduceren bij de opdrachtgever voor het aangaan van een arbeidsverhouding van welke aard ook. De Samenwerkingsovereenkomst bevat de voorgestelde werkwijze, het honorarium, eventuele externe kosten, en betalingstermijnen.
4. Kandidaat: een door TEN geworven en geselecteerde persoon, die in het kader van een door de opdrachtgever aan TEN verstrekte opdracht bij de opdrachtgever wordt geïntroduceerd, alsook de persoon die, in het kader van de aan TEN verstrekte opdracht, door de opdrachtgever bij TEN (uit eigen netwerk of gelederen) wordt aangedragen om deel te nemen aan het executive searchproces door TEN.
5. Honorarium: de overeengekomen beloning (in euro’s en exclusief BTW) voor de overeengekomen werkzaamheden door Opdrachtnemer, te vermeerderen met externe kosten en BTW.
6. Hulppersonen: TEN kan in overleg met Opdrachtgever voor de uitvoering van de opdracht aan TEN gelieerde vennootschappen (TENEA B.V./ REFQ B.V.) inschakelen voor de uitvoering van assessment respectievelijk referentiecheck.
7. Externe kosten: alle kosten gemaakt door TEN m.b.t. de vervulling van de opdracht, bijvoorbeeld voor het plaatsen van een advertentie, het inschakelen van hulppersonen, reis- en verblijfskosten, voor zover schriftelijk overeengekomen met de opdrachtgever.
8. Schriftelijke kennisgeving: alle kennisgevingen in deze Algemene Voorwaarden kunnen zowel per post als e-mail worden gedaan, met uitzondering van een ingebrekestelling of ontbinding, welke kennisgeving per aangetekende post dient te geschieden.
9. Arbeidsverhouding: de arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst of welke overeenkomst dan ook, krachtens welke de kandidaat werkzaamheden voor Opdrachtgever gaat verrichten.

Artikel 2. Werkingssfeer
1. Deze Algemene Voorwaarden van TEN zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, Opdrachten en overeenkomsten tussen TEN en opdrachtgever in het kader van door TEN uit te voeren executive search, en daaraan gelieerde activiteiten.
2. Algemene Voorwaarden van opdrachtgever, onder welke benaming ook, zijn niet van toepassing op de dienstverlening door TEN aan opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 3. Samenwerkingsovereenkomst
1. TEN stelt in overleg met de opdrachtgever de inhoud van de Opdracht vast: de Samenwerkingsovereenkomst. Door akkoord te gaan met de Samenwerkingsovereenkomst, verstrekt Opdrachtgever de opdracht aan TEN.
2. Na ontvangst van het schriftelijke akkoord door Opdrachtgever op de Samenwerkingsovereenkomst start TEN met haar werkzaamheden voor Opdrachtgever.

Artikel 4. Uitvoering van de overeenkomst
1. TEN zal de opdracht naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.
2. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan TEN aangeeft dat deze noodzakelijk zijn, tijdig aan TEN worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de opdracht benodigde gegevens niet tijdig aan TEN zijn verstrekt, heeft TEN het recht de uitvoering van de werkzaamheden op te schorten en/of uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens het overeengekomen uurtarief aan Opdrachtgever in rekening te brengen.
3. TEN is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, als gevolg van door Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.

Artikel 5. Vrijheid van aanstelling
De Opdrachtgever is geheel vrij in de keuze van de kandidaat met wie hij in het kader van een Opdracht een arbeidsverhouding wenst aan te gaan.

Artikel 6. Informeren totstandkoming arbeidsverhouding
Zodra de Opdrachtgever en de kandidaat in het kader van een Opdracht een arbeidsverhouding zijn overeengekomen, in welke hoedanigheid ook, stelt de Opdrachtgever TEN hiervan schriftelijk op de hoogte.

Artikel 7. Einde verplichtingen TEN
1. Door het sluiten van de arbeidsverhouding tussen de kandidaat en Opdrachtgever, is de Opdracht voltooid en is TEN daarmee ontslagen uit de verplichting tot vervulling van de Opdracht.
2. Indien de Opdracht door Opdrachtgever wordt opgezegd, essentieel gewijzigd, conform deze Algemene Voorwaarden wordt beschouwd als ingetrokken, is TEN ontslagen uit de verplichting tot vervulling van de Opdracht.
3. Onder het sluiten van een arbeidsverhouding wordt tevens begrepen, het laten verrichten van werkzaamheden door de gekozen eind kandidaat, voordat goedkeuring is verkregen van een toezichthoudend orgaan of autoriteit.
4. Ook wordt de arbeidsverhouding geacht te zijn aangegaan zodra 3 maanden zijn verstreken na selectie van de eindkandidaat door Opdrachtgever, en het proces van kennismaking met alle stakeholders en/of aangaan van de arbeidsovereenkomst nog voortduurt.
5. In de situatie dat de kandidaat evident disfunctioneert en binnen een termijn van een half jaar uit dienst treedt op basis van redenen die in het selectieproces evident aanwezig waren, dan wordt de opdracht als niet vervuld beschouwd en zal TEN zich, in overleg met de Opdrachtgever, wederom voor de presentatie van kandidaten inspannen. Deze garantieperiode zal door TEN worden verlengd naar 12 maanden indien een assessment bij TENEA onderdeel van de selectieprocedure heeft uitgemaakt.

Artikel 8. Geheimhouding
1. Beide partijen zijn gehouden tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of vanuit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
2. TEN draagt er zorg voor dat alle medewerkers en eventuele hulppersonen gebonden zijn aan een adequate geheimhoudingsverplichting.
3. TEN verstrekt geen door de kandidaat verstrekte persoonsgegevens aan de Opdrachtgever, dan nadat TEN daartoe toestemming van de kandidaat heeft verkregen.
4. De Opdrachtgever mag de persoonsgegevens niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor deze verstrekt zijn en dient deze binnen 4 weken te wissen (vernietigen) zodra het selectieproces is afgerond en de keuze niet op deze kandidaat is gevallen.
5. Opdrachtgever is niet gerechtigd om zonder toestemming van TEN gegevens over kandidaten aan derden door te geven of kandidaten bij derden te introduceren. Handelen in strijd met deze verplichting kan leiden tot verschuldigdheid van het volledige honorarium aan TEN (artikel 12.5).

Artikel 9. Privacy
1. Op TEN rusten als verwerkingsverantwoordelijke de wettelijke verplichtingen zoals vastgelegd in de AVG- en nadere regelgeving. TEN heeft op haar website een Privacy Statement gepubliceerd op welke wijze wordt omgegaan met persoonsgegevens.
2. TEN betracht ten aanzien van de verwerking van bedrijfs- en persoonsgegevens van zowel kandidaten, als de (organisatie van) Opdrachtgever, geheimhouding en zorgvuldigheid, een en ander conform de toepasselijke wetgeving en de van toepassing zijnde interne gedragscode. Opdrachtgever blijft daarnaast als verwerkingsverantwoordelijke zelfstandig verantwoordelijk voor het naleven van de uit de geldende regelgeving voortvloeiende verplichtingen.
3. De persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het doeleinde: werving, selectie, assessment.
4. TEN treft de organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen welke naar de stand van de techniek verantwoord en vereist zijn.
5. Indien onverhoopt sprake is van een datalek zal TEN binnen de wettelijke kaders en verantwoordelijkheden indien vereist de Autoriteit Persoonsgegevens, en de betrokken personen hiervan tijdig op de hoogte stellen en al het mogelijke doen om de schade te beperken.
6. De gegevens worden in principe binnen uiterlijk 24 maanden na het voltooien van de opdracht vernietigd.

Artikel 10. Bevorderen van gelijke kansen bij werving en selectie
TEN werft kandidaten uitsluitend op basis van hun geschiktheid voor de functie. Godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, handicap, chronische ziekte of leeftijd vormen geen onderdeel van de selectie, uiteraard met inachtneming van de objectieve functie eisen.

Artikel 11. Aansprakelijkheid en vrijwaringen
1. TEN is jegens haar Opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan TEN toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de Opdracht, indien en voor zover de schade bij normale vakkennis en ervaring en met inachtneming van normale oplettendheid en wijze van beroepsuitoefening had kunnen worden vermeden.
2. De aansprakelijkheid van TEN voor schadevergoeding uit hoofde van de overeenkomst met Opdrachtgever is beperkt tot het bedrag van het honorarium dat TEN in het kader van die opdracht heeft ontvangen.
3. Elke aansprakelijkheid van TEN is uitgesloten voor gevolgschade, immateriële schade, toekomstige schade van Opdrachtgever en eventuele (im)materiële schade van een kandidaat in welk opzicht dan ook.
4. TEN spant zich in om zich kwalificerende kandidaten te vinden en bij de Opdrachtgever te introduceren. Opdrachtgever vrijwaart TEN voor aanspraken voortvloeiende uit het desondanks niet introduceren van kandidaten in het kader van een verstrekte opdracht.
5. Opdrachtgever vrijwaart TEN voor aanspraken voortvloeiende uit het door TEN, ten behoeve van de uitvoering van de opdracht, verstrekken van informatie over de Opdrachtgever en haar organisatie aan potentiële kandidaten en andere bronnen.
6. Opdrachtgever vrijwaart TEN voor aanspraken gebaseerd op de wijze waarop de via TEN aangestelde kandidaat zijn/haar verplichtingen krachtens de arbeidsverhouding nakomt.

Artikel 12. Honorarium en betaling
1. Alle tarieven van TEN zijn exclusief de wettelijk verschuldigde BTW.
2. TEN brengt voor de Opdracht een vast honorarium aan de Opdrachtgever in rekening. Het honorarium wordt vastgesteld onafhankelijk van het met de aangestelde kandidaat overeengekomen inkomen. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de Opdrachtgever ter zake van de aanstelling van iedere kandidaat die door TEN bij de Opdrachtgever is geïntroduceerd, het onder dit lid genoemde honorarium verschuldigd.
3. Tenzij in de Samenwerkingsovereenkomst anders overeengekomen, wordt het honorarium in drie gelijke termijnen gefactureerd, te weten 1/3 deel bij aanvang van de procedure, 1/3 deel bij introductie van de eerste kandidaat en het resterende deel bij het aangaan van de arbeidsverhouding tussen de door TEN geïntroduceerde kandidaat en Opdrachtgever.
4. Indien er bij Opdrachtgever in een andere positie dan waarvoor TEN een opdracht heeft gekregen, een door TEN geïntroduceerde kandidaat wordt aangesteld, is de Opdrachtgever gehouden een honorarium aan TEN te betalen gelijk aan 75%, tenzij anders vermeld in de Opdrachtbevestiging, van het honorarium zoals dat voor de searchopdracht staat vermeld in de Opdrachtbevestiging. Dit honorarium is verschuldigd bij aanstelling van een kandidaat tot achttien maanden nadat de kandidaat door TEN is geïntroduceerd bij de Opdrachtgever. Bepalend hiervoor is de datum van contractondertekening en niet de ingangsdatum van de dienstbetrekking. Onder introductie wordt verstaan het voeren van een eerste kennismakingsgesprek tussen de betreffende kandidaat en de Opdrachtgever.
5. Indien Opdrachtgever binnen 18 maanden een door TEN geïntroduceerde kandidaat, introduceert bij een derde hetgeen leidt tot een arbeidsovereenkomst of contractuele relatie tussen de kandidaat en de derde, is de Opdrachtgever gehouden tot betaling van het volledige honorarium als bedoeld in artikel 12.2.
6. Voor alle overige in opdracht door TEN uitgevoerde werkzaamheden geldt een met Opdrachtgever overeen te komen honorarium of uurtarief.
7. De Opdrachtgever is gehouden de door TEN ingediende factuur zonder korting, beroep op compensatie of opschorting binnen 21 dagen na factuurdatum te voldoen, bij gebreke waarvan de Opdrachtgever zonder ingebrekestelling in verzuim zal zijn en zonder aanzegging de wettelijke handelsrente is verschuldigd over het openstaande bedrag. Indien TEN moet overgaan tot incasso, komen zowel buitengerechtelijke als gerechtelijke kosten voor rekening van Opdrachtgever. De vergoeding van buitengerechtelijke kosten is vastgesteld op 15% van de verschuldigde hoofdsom.
8. Uitsluitend betalingen aan TEN zelf werken voor de Opdrachtgever bevrijdend.
9. Betalingen van Opdrachtgever strekken ter voldoening van krachtens dit artikel 12.7 verschuldigde rente en (buiten)gerechtelijke kosten, en worden vervolgens in mindering gebracht op de oudste openstaande vordering.

Artikel 13. Intrekking executive search opdracht
1. Opdrachten kunnen te allen tijde door de Opdrachtgever worden onderbroken en/of geannuleerd. Indien de opdrachtonderbreking langer duurt dan 3 maanden wordt de opdracht als geannuleerd beschouwd. Bij annulering is de Opdrachtgever naast het eventueel al gefactureerde honorarium, een annuleringsfee van 50% van het eerstvolgende, nog niet gefactureerde, honorariumdeel verschuldigd. Ingeval van hernieuwde activiteiten op de betreffende vacature na 3 maanden (gerekend vanaf de onderbreking) zal een nieuw honorarium worden vastgesteld.
2. In gevallen als fusie, reorganisatie of andere onvoorziene omstandigheden die het onderhavige profiel, de invulling van de positie of de samenwerking tussen TEN en de Opdrachtgever beïnvloeden, behoudt TEN het recht om deze opdracht onder dezelfde voorwaarden als voornoemd te beëindigen. Daarvan dient TEN binnen 10 werkdagen schriftelijk kennis te geven aan Opdrachtgever.
3. Indien TEN de totale markt voor een opdracht in kaart heeft gebracht en benaderd en er blijkt geen geschikte kandidaat te zijn en Opdrachtgever wil het zoekgebied om welke reden dan ook niet vergroten, terwijl dit naar de inschatting van TEN wél een of meerdere kandidaten kan opleveren, behoudt TEN, na overleg met Opdrachtgever, het recht om de opdracht als geannuleerd te beschouwen in de zin van artikel 13.1. In dat geval zal Opdrachtgever naast het eventueel al gefactureerde honorarium, een annuleringsfee van 50% van het eerstvolgende honorarium deel verschuldigd zijn.

Artikel 14. Reclames
Reclames omtrent declaraties moeten binnen een week na de dag van verzending van de factuur schriftelijk bij TEN zijn ingediend, bij gebreke waarvan Opdrachtgever heeft ingestemd met de factuur.

Artikel 15. Klachten
1. Klachten over de door TEN verrichte werkzaamheden dienen door Opdrachtgever binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan TEN.
2. Indien een klacht gegrond is, zal TEN de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door Opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
3. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal TEN slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 11.

Maart 2023, © The Executive Network B.V.